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仕事の達人への道!まとめて処理すべきこと・その都度処理すべきこと。判断できてますか?
こんにちは!時間・行動・お金をセルフコントロールする術を毎日ブログでお伝えしています。税理士の木村聡子(@kimutax)です。今日と明日は移動の多い2日間なので、できる限りブログの更新をしてみたいと思っています。
さて、今日の「日々のヒント」は…
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先日、こんなエントリーを書いたところ、かなり反響がありました!
▲細かい作業もまとめてやることで、まとまった時間を生み出す&後々ラクになるというおはなしです。
ところが、逆に「まとめてやってはいけない」こともあります。
その見極めって、どうすればいいんでしょうか?
私は
仕事の達人とは、バッチ処理(まとめて処理)と逐次処理(その都度処理)を適格に判断できる人のことである。
と考えているくらいです。
では、まとめてやってはダメでその都度処理したほうが良いことには、どんなものがあるのでしょうか?
まとめて処理する最大のメリットは、まとめて処理することで前倒しになるからです。
上で紹介したエントリーに出てきた、交通系ICカードにまとめてチャージするのも、そうですよね。その他に、電話メモなどは数ヶ月分まとめて印刷し裁断しておくのも、まとめて処理することで前倒しになる(=後でやらなくてはならない作業もまとめてやっておく)例のひとつです。
というわけで
「作業を頼まれたけど、来週やる仕事と内容が似ているから、まとめて来週やっちゃえ」などと、行き過ぎたあと回しになる場合、「まとめ処理」はNGです。こういったものは、その都度処理していきましょう。「まとめて処理」は、決して「あと回し」の口実に使ってはならないのです。
確定申告の時期です。1年に1度まとめて処理をする人は、この時期、苦痛ですよね。
それは量が膨大になるからだけでなく、記憶が薄れるからです。
「あれ?このレシート、何を買ったときのものだっけ…」
「あれ?この会議費、誰と打ち合わせしたんだっけ…」
このように、経理関係や議事録など、記憶がキーになるようなものは、鉄が熱いうちに処理をすべきです。1日に1度・1週間に1度・1ヶ月に1度と頻度を決め、粛々とその都度処理をしていくようにしましょう。
チームで仕事をしている場合、あなたがまとめて処理したものを他部署(他者)に引き継ぐことで、その次の部署(人)に多大な負荷がかかる場合があります。
「もうせめて午前午後と、2回に分けて持ってきてよ!おかげで今日は残業になってしまう!」
などと、怒られた経験をお持ちの方もいらっしゃるのでは?
このように、他人を巻込むことについては、まとめて処理をすると相手の迷惑になることが多々あります。ただし、その都度処理をしていては逆に「ウザい」と思われる場合もあるので、頻度や引き継ぐタイミングについて、予め相手の意向を聞いておくことも大切ですね。
「2分でできることはその場で処理する」なんていう基準もありますが、バッチ処理/逐次処理の見極めについて、私はこの3つを特に念頭に置いて対応しています。
バッチ処理/逐次処理の判断が適切な人は、仕事を制すといっても過言ではないのではないでしょうか。そしてこの考え方、家事などにも応用が効きますよ。
さて、今日の「日々のヒント」は…
2017年2月11日 仕事の達人とは、バッチ処理(まとめて処理)と逐次処理(その都度処理)を適格に判断できる人のことである。
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「まとめてやるべきこと」「その都度対応すべきこと」の見極め、できてますか?
先日、こんなエントリーを書いたところ、かなり反響がありました!
▲細かい作業もまとめてやることで、まとまった時間を生み出す&後々ラクになるというおはなしです。
ところが、逆に「まとめてやってはいけない」こともあります。
その見極めって、どうすればいいんでしょうか?
私は
仕事の達人とは、バッチ処理(まとめて処理)と逐次処理(その都度処理)を適格に判断できる人のことである。
と考えているくらいです。
では、まとめてやってはダメでその都度処理したほうが良いことには、どんなものがあるのでしょうか?
前倒しになることを「まとめる」。「まとめる」を後回しの口実にしてはいけない
まとめて処理する最大のメリットは、まとめて処理することで前倒しになるからです。
上で紹介したエントリーに出てきた、交通系ICカードにまとめてチャージするのも、そうですよね。その他に、電話メモなどは数ヶ月分まとめて印刷し裁断しておくのも、まとめて処理することで前倒しになる(=後でやらなくてはならない作業もまとめてやっておく)例のひとつです。
というわけで
「作業を頼まれたけど、来週やる仕事と内容が似ているから、まとめて来週やっちゃえ」などと、行き過ぎたあと回しになる場合、「まとめ処理」はNGです。こういったものは、その都度処理していきましょう。「まとめて処理」は、決して「あと回し」の口実に使ってはならないのです。
記憶が薄れるものは、「まとめ処理」してはいけない
確定申告の時期です。1年に1度まとめて処理をする人は、この時期、苦痛ですよね。
それは量が膨大になるからだけでなく、記憶が薄れるからです。
「あれ?このレシート、何を買ったときのものだっけ…」
「あれ?この会議費、誰と打ち合わせしたんだっけ…」
このように、経理関係や議事録など、記憶がキーになるようなものは、鉄が熱いうちに処理をすべきです。1日に1度・1週間に1度・1ヶ月に1度と頻度を決め、粛々とその都度処理をしていくようにしましょう。
他人を巻き込むものは、「まとめ処理」してはいけない
チームで仕事をしている場合、あなたがまとめて処理したものを他部署(他者)に引き継ぐことで、その次の部署(人)に多大な負荷がかかる場合があります。
「もうせめて午前午後と、2回に分けて持ってきてよ!おかげで今日は残業になってしまう!」
などと、怒られた経験をお持ちの方もいらっしゃるのでは?
このように、他人を巻込むことについては、まとめて処理をすると相手の迷惑になることが多々あります。ただし、その都度処理をしていては逆に「ウザい」と思われる場合もあるので、頻度や引き継ぐタイミングについて、予め相手の意向を聞いておくことも大切ですね。
この考え方、応用が効きますよ!
「2分でできることはその場で処理する」なんていう基準もありますが、バッチ処理/逐次処理の見極めについて、私はこの3つを特に念頭に置いて対応しています。
バッチ処理/逐次処理の判断が適切な人は、仕事を制すといっても過言ではないのではないでしょうか。そしてこの考え方、家事などにも応用が効きますよ。
※私の2冊目の著書です。ありがたいことに、韓国でも翻訳出版されました!2/11にはオーディオブックも出ます。今年は3冊目の著書を出すべく、準備中です。
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