キムラボ 〜 旅する税理士・木村聡子のセルフコントロール研究所

「あなたの1日は27時間になる。――「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法」(ダイヤモンド社)著者で税理士の木村聡子(きむら・あきらこ)がお送りする、バーチャルな研究所。時間・行動・お金のセルフコントロールに関する情報を中心にお届けしています!おそらく、日本で一番年間移動距離の長い、旅する税理士でもあります。

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こんにちは!時間・行動・お金をセルフコントロールする術を毎日ブログでお伝えしています。税理士の木村聡子(@kimutax)です。今日と明日は移動の多い2日間なので、できる限りブログの更新をしてみたいと思っています。

さて、今日の「日々のヒント」は…

2017年2月11日 仕事の達人とは、バッチ処理(まとめて処理)と逐次処理(その都度処理)を適格に判断できる人のことである。

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「まとめてやるべきこと」「その都度対応すべきこと」の見極め、できてますか?


先日、こんなエントリーを書いたところ、かなり反響がありました!

▲細かい作業もまとめてやることで、まとまった時間を生み出す&後々ラクになるというおはなしです。

ところが、逆に「まとめてやってはいけない」こともあります。
その見極めって、どうすればいいんでしょうか?

私は
仕事の達人とは、バッチ処理(まとめて処理)と逐次処理(その都度処理)を適格に判断できる人のことである。
と考えているくらいです。

では、まとめてやってはダメでその都度処理したほうが良いことには、どんなものがあるのでしょうか?

前倒しになることを「まとめる」。「まとめる」を後回しの口実にしてはいけない


まとめて処理する最大のメリットは、まとめて処理することで前倒しになるからです。

上で紹介したエントリーに出てきた、交通系ICカードにまとめてチャージするのも、そうですよね。その他に、電話メモなどは数ヶ月分まとめて印刷し裁断しておくのも、まとめて処理することで前倒しになる(=後でやらなくてはならない作業もまとめてやっておく)例のひとつです。

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というわけで
「作業を頼まれたけど、来週やる仕事と内容が似ているから、まとめて来週やっちゃえ」などと、行き過ぎたあと回しになる場合、「まとめ処理」はNGです。こういったものは、その都度処理していきましょう。「まとめて処理」は、決して「あと回し」の口実に使ってはならないのです。

記憶が薄れるものは、「まとめ処理」してはいけない


確定申告の時期です。1年に1度まとめて処理をする人は、この時期、苦痛ですよね。
それは量が膨大になるからだけでなく、記憶が薄れるからです。

「あれ?このレシート、何を買ったときのものだっけ…」
「あれ?この会議費、誰と打ち合わせしたんだっけ…」

このように、経理関係や議事録など、記憶がキーになるようなものは、鉄が熱いうちに処理をすべきです。1日に1度・1週間に1度・1ヶ月に1度と頻度を決め、粛々とその都度処理をしていくようにしましょう。

他人を巻き込むものは、「まとめ処理」してはいけない


チームで仕事をしている場合、あなたがまとめて処理したものを他部署(他者)に引き継ぐことで、その次の部署(人)に多大な負荷がかかる場合があります。

「もうせめて午前午後と、2回に分けて持ってきてよ!おかげで今日は残業になってしまう!」
などと、怒られた経験をお持ちの方もいらっしゃるのでは?

このように、他人を巻込むことについては、まとめて処理をすると相手の迷惑になることが多々あります。ただし、その都度処理をしていては逆に「ウザい」と思われる場合もあるので、頻度や引き継ぐタイミングについて、予め相手の意向を聞いておくことも大切ですね。

この考え方、応用が効きますよ!


「2分でできることはその場で処理する」なんていう基準もありますが、バッチ処理/逐次処理の見極めについて、私はこの3つを特に念頭に置いて対応しています。

バッチ処理/逐次処理の判断が適切な人は、仕事を制すといっても過言ではないのではないでしょうか。そしてこの考え方、家事などにも応用が効きますよ。
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※私の2冊目の著書です。ありがたいことに、韓国でも翻訳出版されました!2/11にはオーディオブックも出ます。今年は3冊目の著書を出すべく、準備中です。
 

この記事を書いた人:木村聡子(きむら・あきらこ)

木村聡子
年間移動距離日本一(推定)の旅する税理士。ビジネス書作家。バブル崩壊をきっかけに、1993年(27歳)資格取得を決意。フルタイムで働きながら、実務経験ゼロ簿記知識ゼロからスタートし短期間で税理士試験合格。1998年(31歳)税理士登録。2000年(34歳)木村税務会計事務所創設。ブロガー税理士の草分け的存在。資格取得時に身につけた仕事術・時間術を駆使し、セミナー講師や広島カープの応援で日本全国を駆け回る。実務誌ほか執筆実績多数。著書に「注文の多い料理店の消費税対応」(中央経済社)、「あなたの1日は27時間になる。」(ダイヤモンド社)。
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