キムラボ 〜 きむらあきらこ(木村聡子)のセルフコントロール研究所

「あなたの1日は27時間になる。――「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法」(ダイヤモンド社)著者で税理士の木村聡子(きむら・あきらこ)がお送りする、バーチャルな研究所。時間・行動・お金のセルフコントロールに関する情報を中心にお届けしています!おそらく、日本で一番年間移動距離の長い、旅する税理士でもあります。

このたび、新しいブログを立ち上げました。今後はこちらで更新をしてまいります。
 https://akirako.jp/
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木村聡子の最新自主開催セミナー情報!(ブログ記事はカレンダーの下になります)

商工会議所講師・満足度アンケート3位。税理士ブロガーの草分け的存在であり、ビジネス書著者でもある木村がお送りするセミナーだから、分かりやすには定評あり。しかも、超実践的!

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今日からしばらく定期的に、タスク管理ツール・Toodledoの使い方について連載していきます。どれだけ需要があるのかわからないのですが…。

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この連載をしようと思ったきっかけですが、この12月に仕事術・時間術に関する本を出版することになりそうでして…。(『出版することになりました』と言いきれないのは、まだ自分でも実感がわかないからです。そのうち、胸を張って告知できるようになったら、書名・出版社名・発売日を改めてお知らせいたします。)


はじめに


で、その著書の中で、自分がここ数年で工夫し辿り着いた仕事の仕方や時間の使い方について、ある程度は「出し切った」という実感はあるのですが…。その中で、ただひとつ
「これはもう少し詳しく書きたかったなぁ…」
というのが、このタスク管理ツール・Toodledoの活用法についてでした。

おそらく「タスク管理」自体、馴染みの無いという方もいらっしゃるでしょう。
ましてや「タスク管理」を、ウェブツールを使ってやっていらっしゃる方はごくごく少数だと思います。
なので、マスに向けて発信せねばならないビジネス書の中では、取り上げ辛い部分もありました。

しかも、このToodledoを使った「タスク管理」の仕方、中途半端に説明してしまうと
「何それ!!そこまでやるかっ??」
と、拒否反応が出てしまうこともたびたびでして…(家族からも白い目でみられています・笑)

そこで決心しました。
 私の著書でToodledoに興味持った方の、受け皿になるページを、このブログ内に設けようと。

というわけで、どうかしばらくこの連載、ガマンしてください。
(興味の無い方はスルーしてください)
あ、現にToodledoを使用している方には、私の記事でお役に立てることも何かあるかもしれません。

しかしですね、ごく少数をターゲットにしてるとはいえ
おそろしくズボラだったこの私が、ハマったタスク管理法です。
ということは、ここを私と同じズボラさんが一人でも見れば、そのズボラさんを救える可能性があるわけです。
私自身はToodledoに出会って、大げさでなく心から「人生変わった!」と思っています。おそらくToodledoに出会ってなければ、著書を出すことも、フリーで仕事をしながら生計を立てていくこともできなかったでしょう。

Toodledoを簡単に説明すると…


と、なんだか狂信的で、怪しげな前書きになってしまいましたが…

Toodledoはウェブサービスです。私とToodledoとの付き合いはもう6年ほどになりますが、特にひとりで仕事をするようになった2011年から、Toodledoと二人三脚で仕事をしてきたと言っても過言ではありません。

Toodledoのおおざっぱな仕組みを言うと、Toodledo社のサーバーに自分のタスクを書き込み、それを、いつでもどの端末からでもネットに繋がる環境さえあれば確認することができ、消し込みもできるというものです。

つまり、クラウドを利用した、ToDoリストです。

こう説明すると
「ふーん、じゃ、ノートとかで代用できるんじゃないの?」
と思われるかもしれませんね。ところがToodledoをうまく使えば、「単なるToDoリスト」以上の効果が得られるのです!

私がToodledoを使う6つの理由


では、Toodledoを使って得られる「効果」とは?
私は次の6つだと考えています!

1)タスクを見えるようにする効果


やるべきことを散逸させず、すべてToodledo一カ所に放り込み、かつ、それぞれに「期日(期限)」や「タグ(顧客名)」等の属性を割り振るので、「今日」という日にやるべきことや、「この顧客」についてやるべきことが、「Search(検索)」機能で一目瞭然になります。「何かし忘れているんじゃないか」という不安感とオサラバできます。

2)スケジューリング効果


Toodledoをうまく設定すれば、今日やるべきことをタイムリーに「ぽっ」と提示してくれるようになります。まるで「秘書」のように私のやることをひかえてくれていて、「はい、次のやるべきことは、◯◯です」と、それを順繰りに指示する役割を果たしてくれるのです。

3)時間の「予実管理」が可能に


今日の一日の予定を立てるのに、見積時間をもとにムリのない予定を組むことができるようになります。
しかも、実際に個々のタスクに何時間かかったかの計測も、やろうと思えばラクにできるので、時間の予実管理(予算実績管理)が可能になり、予定どおりこなせなかった時に、どこに原因があったか簡単にレビューすることができるようになります。

4)目の前のことに集中できる効果


皆さんは、仕事の最中にふと頭の中に他の気になることが浮かび
「今日は、あれをやって、これやって…。あれれ?ほかに何かすべきことが、確かあったはず…。」
と、考え込んでしまうことがありませんか?

これ、考えることで手が止まってしまうので時間のムダ!
それに、やるべきことをアタマに記憶させておくことは脳みそのキャパのムダ!

なにより、こう考え込むことで、目の前の仕事に集中できなかったりしませんか?そうすると時間も食うし、ミスを誘発することにもなります。

Toodledoをうまく使うと、目の前のこと以外は気にならなくなるので、「今」に集中できる効果があります。

5)達成感が得られる!


タスクを一つずつ片付けるごとに、ブラウザやスマフォアプリ画面でチェックボックスをクリックして消し込みをしていきますが、この感覚がちょっとゲームみたいなんです。

また、目で見てタスクが減っていくことが実感できるので、なんとも言えない達成感を得られるのが、楽しくてしようがありません。

6)マニュアルやチェックリスト代わりにもなる!


Toodledoはタスクに色々な情報をくっつけて管理することができます。私はこの機能を利用し、マニュアルやチェックリストとしても活用しています。


この1)〜6)の効果・機能により、単なるToDoリスト以上に仕事の能率とスピードをアップに貢献してくれるのが、Toodledoなのです!しかも使用料は無料です!(私も以前は有料版を使っていましたが、無料版を徹底亭に使い倒す手法を考え、ここ3年はそれを実践しています。) 


というわけで、いかがしょうか。Toodledoにちょっとは興味を持っていただけましたか?

それでは、次回からToodledoを使うタスク管理方法を解説していきますね。慣れれば決してとっつきにくいことはないのですが、なにせToodledoには英語版しかないので、ここは一から丁寧に説明をしていきたいと思います。


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この記事を書いた人:木村聡子(きむら・あきらこ)

木村聡子
年間移動距離日本一(推定)の旅する税理士。ビジネス書作家。バブル崩壊をきっかけに、1993年(27歳)資格取得を決意。フルタイムで働きながら、実務経験ゼロ簿記知識ゼロからスタートし短期間で税理士試験合格。1998年(31歳)税理士登録。2000年(34歳)木村税務会計事務所創設。ブロガー税理士の草分け的存在。資格取得時に身につけた仕事術・時間術を駆使し、セミナー講師や広島カープの応援で日本全国を駆け回る。実務誌ほか執筆実績多数。著書に「注文の多い料理店の消費税対応」(中央経済社)、「あなたの1日は27時間になる。」(ダイヤモンド社)。
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