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電子メールのストレスを軽減するには「通知オフ」「午前・午後のへんしんタイム」そして「時間かけるな、心は込めよ!」
こんにちは!木村です。
神保町にある麺屋33というラーメン屋さん、美味しいですね。出汁に鶏やら海老やら色々な味が潜んでいたり、具材(鶏ハムや酢タマネギ)が凝っているところがこのみです。もともと「33」という店名に興味を持ったのが来店のきっかけですが、店員さんはサッカー日本代表のユニをいつも着ているので、カープ・菊池のファンというわけではなさそうです。
しかしこの電子メール、仕事上でストレスになっているという方も多いのではないでしょうか。まず、その理由を考えてみました。
大きく分けてこの3つがストレスの理由ではないでしょうか!
で、この3つへの私の対応策は、次のとおりです。
まず、仕事の妨げにならないよう、メールのデスクトップ通知を私は完全オフにしています。マイクロソフトのOutlookなら、[ファイル]→[オプション]→[メール]→[メッセージ受信]の「新しいメッセージが到着したとき:」をチェックボックスを全部外す。これでメール到着のリアルタイム通知がなくなります。
(ちなみに私はiPhoneも、メールだけでなく、メッセンジャー・Line・Twitter等、通知を外せるものは可能な限り外しています。)
これで仕事中はメールを気にせずに目の前の仕事に集中できます。え?それじゃなんか不安ですって?大丈夫ですよ!お客様には、急ぎの要件は電話をしてくるようお願いしておけば。
通知を完全オフにするのに抵抗ある方は、メールの受信間隔を15分〜30分と長めにするだけでも、効果ありますよ!
これについては、定期的、かつ、意識的に、メールに対応する時間を設けることだと思います。
私は、電子メールを確認して返信をする「へんしんタイム」を午前20分、午後20分設けています。1日2回時間を決めて対応をすれば、12時間以内には返事できるわけですから、相手にそんなに放置されている感を与えていないと思います。
(これとは対照的に、来たメールに片っ端から対応するのも、メールを貯めないコツではあります。
ある方が著書の中で
「ホリエモンは忙しいはずなのに、メールへのレスがめちゃくちゃ速い」
と書いてあったのを読み、私も以前は来たメールにソク返事するスタイルを試したこともありました。
が、先に述べた理由で集中が削がれ他の業務に支障をきたしますし、チャット状態で返事をすると、相手がドン引きしてしまう?こともあるような気が…。 )
あとマイルールで、移動中の隙間時間はiPhoneでメールの確認をするようにしています(iPhoneでも事務所のメールをPOPで送受信できるようにしています)。その際、これまたマイルールで
「いちどチェックしたメールは二度読まない」
ようにしています。これもメールを溜めず、かつ、メール対応が時間泥棒になるのを防ぐためのコツです。出先から戻ったらiPhoneでチェックしたメールは、受信トレイからアーカイブ(既読)トレイにさっさと移動するようにします。
あと「○○してください」系のメールの場合は、その「○○」の内容をタスクリスト(ToDoリスト)に入れたら、これまたアーカイブ(既読)トレイにうつしちゃいます。つまりメーラーをタスクリストにはしないようにしています。これだけでも、「あれ?このメール…なんだっけ?」と目移りすることがなくなり、目の前のやるべきことに集中できるようになるんですよ♪
あと、余計なメールが来ないよう、メーリングリストやメルマガにむやみやたらに登録しないことも大切です。受信トレイに溜まっているメールって、えてしてこの手のものが多かったりします。名刺交換だけして勝手にメルマガを送りつけてきたら、ソク、購読解除しています(笑)。
また、自発的に登録したどんなにためなるメルマガでも「24時間以内に読まなければ、アーカイブ(既読)トレイ行き」にするようにしています。メルマガの情報等は旬のもののことが多いですし、一両日中に読めなければ「きっとご縁の無かった情報なんだ」と割り切るようにしています。
まず大前提として「メールは名文を書かなくていい」ことを肝に銘じること!
10年くらい前、年上のめっちゃ仕事がデキる方と頻繁にメールのやりとりをした時期があったのですが、その方、いつも誤字脱字タイプミスだらけのメールを送ってくるんです。でも、ちゃんと意味は通じるし、返事はしっかり一両日内に返して下さるので
「そうか!これでいいのだ!」
と、彼から学びました。
何も、論文や小説を書いているわけではないのですから、構える必要はないわけです。ビジネスメールに大切なのは、要件を伝えることと、タイムリーに返すことなので、多少文法がおかしくても、字が間違っていても、てにをはが抜けていても、いいんです。気にせず、ガシガシ文章を打ちましょう。書き終えたあとの推敲も一回だけって決めてます。
あ、でも、人名・社名だけは、間違えないように! (これ鉄則)
あと、よく使うフレーズは辞書登録!これは必須です。 私は次のフレーズを辞書登録しています。
これを駆使すれば、たとえば…
というメールは
と、15秒くらいで書けてしまいます!
とはいえ、「こころ」を込めることは忘れないようにしたいですね。
合言葉は 「時間かけるなこころを込めよ」です!
その「こころを込める」ゆとりは、こういった効率化から生まれるものですからね
神保町にある麺屋33というラーメン屋さん、美味しいですね。出汁に鶏やら海老やら色々な味が潜んでいたり、具材(鶏ハムや酢タマネギ)が凝っているところがこのみです。もともと「33」という店名に興味を持ったのが来店のきっかけですが、店員さんはサッカー日本代表のユニをいつも着ているので、カープ・菊池のファンというわけではなさそうです。
さて、今日はちょっと私の仕事上の工夫について書いてみたいと思います。
いまや仕事の連絡手段としては必須、というか主流となった「電子メール」について、です。
いまや仕事の連絡手段としては必須、というか主流となった「電子メール」について、です。
電子メールがストレスになる理由
しかしこの電子メール、仕事上でストレスになっているという方も多いのではないでしょうか。まず、その理由を考えてみました。
ひんぱんに時を選ばずにメールはやって来るので、気になってしかたありません。他のデスクワークをしていも、デスクトップ上に「ゆら〜っ」と表れるメールの受信通知が気になってしようがありません。
メール処理を怠ると、メーラーの「受信トレイ」上にメールが溜まったことが可視的にわかるので、心理的圧迫が半端ないです。
だいたい文章を書くということ自体が苦痛です。電話なら1〜2分で済むことすらメールで返さなければいけないという、昨今の風潮が理解できません。
大きく分けてこの3つがストレスの理由ではないでしょうか!
で、この3つへの私の対応策は、次のとおりです。
まず、メールの受信通知に気をとられないようにするには…
まず、仕事の妨げにならないよう、メールのデスクトップ通知を私は完全オフにしています。マイクロソフトのOutlookなら、[ファイル]→[オプション]→[メール]→[メッセージ受信]の「新しいメッセージが到着したとき:」をチェックボックスを全部外す。これでメール到着のリアルタイム通知がなくなります。
(ちなみに私はiPhoneも、メールだけでなく、メッセンジャー・Line・Twitter等、通知を外せるものは可能な限り外しています。)
これで仕事中はメールを気にせずに目の前の仕事に集中できます。え?それじゃなんか不安ですって?大丈夫ですよ!お客様には、急ぎの要件は電話をしてくるようお願いしておけば。
通知を完全オフにするのに抵抗ある方は、メールの受信間隔を15分〜30分と長めにするだけでも、効果ありますよ!
次に、溜まっていくメールへの心理的圧迫を取り去るには…
これについては、定期的、かつ、意識的に、メールに対応する時間を設けることだと思います。
私は、電子メールを確認して返信をする「へんしんタイム」を午前20分、午後20分設けています。1日2回時間を決めて対応をすれば、12時間以内には返事できるわけですから、相手にそんなに放置されている感を与えていないと思います。
(これとは対照的に、来たメールに片っ端から対応するのも、メールを貯めないコツではあります。
ある方が著書の中で
「ホリエモンは忙しいはずなのに、メールへのレスがめちゃくちゃ速い」
と書いてあったのを読み、私も以前は来たメールにソク返事するスタイルを試したこともありました。
が、先に述べた理由で集中が削がれ他の業務に支障をきたしますし、チャット状態で返事をすると、相手がドン引きしてしまう?こともあるような気が…。 )
あとマイルールで、移動中の隙間時間はiPhoneでメールの確認をするようにしています(iPhoneでも事務所のメールをPOPで送受信できるようにしています)。その際、これまたマイルールで
「いちどチェックしたメールは二度読まない」
ようにしています。これもメールを溜めず、かつ、メール対応が時間泥棒になるのを防ぐためのコツです。出先から戻ったらiPhoneでチェックしたメールは、受信トレイからアーカイブ(既読)トレイにさっさと移動するようにします。
あと「○○してください」系のメールの場合は、その「○○」の内容をタスクリスト(ToDoリスト)に入れたら、これまたアーカイブ(既読)トレイにうつしちゃいます。つまりメーラーをタスクリストにはしないようにしています。これだけでも、「あれ?このメール…なんだっけ?」と目移りすることがなくなり、目の前のやるべきことに集中できるようになるんですよ♪
あと、余計なメールが来ないよう、メーリングリストやメルマガにむやみやたらに登録しないことも大切です。受信トレイに溜まっているメールって、えてしてこの手のものが多かったりします。名刺交換だけして勝手にメルマガを送りつけてきたら、ソク、購読解除しています(笑)。
また、自発的に登録したどんなにためなるメルマガでも「24時間以内に読まなければ、アーカイブ(既読)トレイ行き」にするようにしています。メルマガの情報等は旬のもののことが多いですし、一両日中に読めなければ「きっとご縁の無かった情報なんだ」と割り切るようにしています。
そして、文章を書くというストレスから解放されるには…
まず大前提として「メールは名文を書かなくていい」ことを肝に銘じること!
10年くらい前、年上のめっちゃ仕事がデキる方と頻繁にメールのやりとりをした時期があったのですが、その方、いつも誤字脱字タイプミスだらけのメールを送ってくるんです。でも、ちゃんと意味は通じるし、返事はしっかり一両日内に返して下さるので
「そうか!これでいいのだ!」
と、彼から学びました。
何も、論文や小説を書いているわけではないのですから、構える必要はないわけです。ビジネスメールに大切なのは、要件を伝えることと、タイムリーに返すことなので、多少文法がおかしくても、字が間違っていても、てにをはが抜けていても、いいんです。気にせず、ガシガシ文章を打ちましょう。書き終えたあとの推敲も一回だけって決めてます。
あ、でも、人名・社名だけは、間違えないように! (これ鉄則)
あと、よく使うフレーズは辞書登録!これは必須です。 私は次のフレーズを辞書登録しています。
おせわ…いつも大変お世話になり、ありがとうございます。木村税務会計事務所・木村です。おせわ…お世話になっております。木村税務会計事務所・木村です。おせわ…お世話になっております。木村です。おつ…お疲れ様です。木村です。こんご…今後とも宜しくお願いいたします。さっそく…早速のご連絡、ありがとうございます。けいたい…念のため携帯の番号をお知らせいたします。090-XXXX-XXXXふぁいる…※ファイルにはパスワードをかけております。この後、別メールでパスワードをお知らせいたします。りょうかい…了解いたしました。でさき…出先よりiPhoneからのメールにて失礼いたします。いじょう…以上、宜しくお願い申し上げます。いじょう…以上、要件のみで恐縮ではございますが、宜しくお願い申し上げます。いじょう…以上、お忙しいところ恐縮ではございますが、宜しくお願い申し上げます。いじょう…以上、ご不明な点などございましたら、お気軽にお尋ね下さい。
これを駆使すれば、たとえば…
いつも大変お世話になり、ありがとうございます。木村税務会計事務所・木村です。ご依頼の資料を送付いたします。※ファイルにはパスワードをかけております。この後、別メールでパスワードをお知らせいたします。これから外出しますので、念のため携帯の番号をお知らせいたします。090-XXXX-XXXX以上、ご不明な点などございましたら、お気軽にお尋ね下さい。
というメールは
「おせわ」「ご依頼の資料を送付いたします。」「ふぁいる」「これから外出しますので、」「けいたい」「いじょう」
と、15秒くらいで書けてしまいます!
とはいえ、「こころ」を込めることは忘れないようにしたいですね。
合言葉は 「時間かけるなこころを込めよ」です!
その「こころを込める」ゆとりは、こういった効率化から生まれるものですからね
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